L’obiettivo delle app di Google è aumentare l’efficienza. Sfrutta al meglio i consigli in questo articolo per aiutarti a diventare la versione più produttiva di te stesso.
Se vuoi gestire uno spazio di lavoro e un team di successo, devi essere produttivo. È fondamentale avere successo ed essere efficienti per sfruttare al meglio la tua giornata. Questo a volte è più facile a dirsi che a farsi. Ad esempio, quando ci sono molte cose da realizzare, è facile perdere la cognizione del tempo. Guardi l’orologio e ti rendi conto che metà della giornata è passata e hai appena graffiato la superficie della tua lista di cose da fare. Questo potrebbe essere demoralizzante, lasciandoti a chiederti perché il tuo meglio non è abbastanza buono.
Piccole cose come il modo in cui configuri la tua app di posta elettronica e gli strumenti che utilizzi possono avere un enorme impatto sulla tua produttività. Forse non te ne rendi conto, ma è vero.
Un’altra cosa da ricordare è che avere le app di produttività corrette non è sempre sufficiente; come li usi conta ancora di più. Ti mostreremo come utilizzare le app di Google per aumentare la tua produttività quotidiana in questo articolo.
Google è una delle organizzazioni che sta dando la priorità all’offrire praticità ed efficienza sul posto di lavoro attraverso le sue app. Hanno una varietà di prodotti con funzionalità straordinarie, dall’app Gmail a Google Calendar, che catapulteranno la tua produttività se utilizzati correttamente. Di conseguenza, passeremo i prossimi minuti a mostrarti come utilizzare le app di Google per diventare più produttivi.
Il consiglio in questa guida è stato riconosciuto come uno dei migliori dai dipendenti di Google. Ora puoi metterli a frutto per essere il tuo io più produttivo.
Suggerimenti Per Aumentare La Produttività Con Google Apps
Risponderemo alla domanda “In che modo i servizi Google possono aumentare la produttività?” in questa parte.
1. Quando fai una presentazione, guarda il tuo pubblico
È difficile fare una presentazione guardando una lavagna durante una riunione virtuale. Per cominciare, potresti trovare difficile mantenere tutti sulla buona strada mentre ti concentri sulla tavola. Quando non riesci a vedere i loro volti, come fai a sapere se stai comunicando chiaramente o se stai solo parlando a te stesso?
Cosa fare se non si ha accesso a una lavagna? È molto peggio. Hai difficoltà a spiegare alcuni concetti poiché, beh, sei l’unico che può vedere cosa c’è sullo schermo.
Fortunatamente, puoi condividere il tuo schermo con altri durante una sessione di Google Meet. In questo modo, puoi presentare mentre fissi ancora lo schermo. Sostituisce la necessità di una lavagna consentendoti di guardare il tuo pubblico nella stanza virtuale, raccogliere indizi sul viso e guidarlo attraverso la presentazione. Puoi anche ridimensionare e riposizionare la tua galleria in base alle tue esigenze.
2. Usa la funzione di raggruppamento delle schede di Chrome per organizzare le tue schede
Il raggruppamento di schede è una nuova funzionalità di Google Chrome. Ti consente di organizzare e codificare a colori le tue schede nella parte superiore del browser. Ma non è tutto. Puoi dare loro dei nomi per trovarli più facilmente, spostarli, riordinarli e persino raggrupparli per argomento.
Puoi ordinare le tue schede in base all’urgenza se vuoi essere più organizzato. Puoi dare loro nomi come “questa settimana”, “domani” e “più tardi”, ad esempio. Un’altra opzione è classificarli in base a quanto lontano sei arrivato con loro: “ancora da iniziare”, “in corso”, “rivisita” e “finito”.
Come puoi vedere, ci sono vari metodi per sfruttare questa funzionalità. Non dovrai perdere tempo ad aprire una scheda dopo l’altra per trovare una pagina specifica. Questo non solo provoca stanchezza mentale, ma consuma anche il tuo tempo, con conseguente perdita di minuti e ore a lungo termine. Combinando le tue schede, puoi evitare di accedere accidentalmente a una scheda delle notizie mentre provi a visualizzare un foglio di lavoro durante una conversazione video, ad esempio. Considera quanto tempo ed energia risparmierai di conseguenza.
Per utilizzare questa funzione, fai clic con il pulsante destro del mouse su una scheda, seleziona “Aggiungi scheda a nuovo gruppo”, quindi seleziona un’opzione dal menu a discesa.
3. Nell’app Calendario, regola e modifica l’ora predefinita del promemoria
Sei stufo di ricevere notifiche di promemoria 15 minuti prima del tuo evento? Invece di fare affidamento esclusivamente sulle impostazioni predefinite, puoi personalizzare la funzione Promemoria sul tuo Google Calendar in base alle tue esigenze. Puoi aggiungere una notifica personalizzata e rimuovere altre opzioni di notifica negative quando inserisci le informazioni nel tuo calendario per un evento.
Fare clic sul simbolo della matita per apportare modifiche a un evento del calendario esistente. Ciò ti consente di personalizzare le opzioni di notifica predefinite e aggiungere un avviso aggiuntivo per soddisfare i tuoi requisiti specifici.
4. Dai un’occhiata ai link nella posta in arrivo di Gmail
Hai mai considerato quanto tempo potresti risparmiare se potessi semplicemente visualizzare in anteprima il contenuto di un link prima di decidere se aprirlo o meno? Questo è ora possibile con i collegamenti di Gmail.
Passa il mouse sopra ogni collegamento in un’e-mail che contiene collegamenti per vedere cosa contiene. Non devi perdere tempo a fare clic su un collegamento Web, aspettare che venga caricato e poi renderti conto che non ne valeva la pena.
Questa funzione può farti risparmiare un sacco di tempo se devi esplorare un ambiente con molte connessioni e il tempo scorre.
5. Durante la videoconferenza, visualizzare gli allegati
Durante una riunione, Google Meet ti consente di aprire immediatamente gli allegati. Non è necessario trasmettere i documenti tramite e-mail prima a una sessione di conferenza virtuale e quindi sperare che i partecipanti possano trovarli nelle loro caselle di posta.
Prima dell’inizio di una riunione, ora puoi allegare elementi a un invito del calendario. Potrebbero essere documenti, diapositive o fogli pertinenti per la sessione corrente. I partecipanti possono esaminare i file immediatamente all’interno dell’app dopo aver partecipato alla riunione di Google Hangout. Possono accedervi e aprirli passando con il mouse sul lato sinistro dello schermo.
6. Usa gli strumenti di Google
Quando si tratta di navigare nel tuo spazio di lavoro, Google punta sulla praticità. In questo senso, ciascuna delle loro app include una funzionalità di integrazione che ti consente di eseguire un po’ di tutto all’interno di una singola app. Quando il tuo promemoria/notifica si spegne mentre stai redigendo un’e-mail, ad esempio, non devi uscire dall’app per prenotare una riunione. È qualcosa che puoi fare adesso. Un altro approccio consiste nell’utilizzare Keeps per prendere appunti su una scheda Calendario.
Vai alla sottile guida destra, che ora è disponibile in tutti i prodotti Google Workspace, per utilizzare questa funzione. Ti consente di utilizzare alcune funzionalità di base dell’intera suite di prodotti senza dover uscire dall’app su cui stai lavorando.
7. Usa la scorciatoia “.new”
Infine, c’è la nuova scorciatoia! In un solo passaggio, ora puoi creare un nuovo documento, foglio di lavoro o presentazione. Invece di dover avviare Google Drive solo per aprire un documento vuoto, inserisci uno dei seguenti elementi nel tuo browser Chrome:
foglio.nuovo
doc.nuovo
diapositive.nuovo
8. In Gmail per dispositivi mobili, utilizza la funzione Scorri per passare
Può essere spiacevole disconnettersi da un account Google e quindi accedere a un altro se si dispone di numerosi account Google che operano sul telefono. È un modo terribilmente inefficiente. Puoi utilizzare la funzionalità di cambio account di Gmail sul telefono per risparmiare tempo ed essere più efficiente. Dopo aver collegato i tuoi account all’app, puoi passare da uno all’altro toccando il rispettivo nome o icona. Non ci sarà più il logout e il reinserimento delle credenziali di accesso.
Per gli utenti iPhone, vai al menu dell’hamburger nell’angolo in alto a sinistra della finestra e seleziona il tuo indirizzo email. Ciò ti consente di passare dal tuo account personale a un alias.